En bostadsrättsförening ägs av medlemmarna gemensamt. Därmed är det medlemmarna tillsammans som beslutar om föreningens verksamhet. Det är medlemmarna på årsstämman som är styrelsens arbetsgivare.

Årsstämman väljer styrelse som har till uppgift att ansvara för drift och förvaltning av föreningens egendom enligt gällande regler och stadgar. För att klara av uppdraget kan styrelsen upphandla ekonomisk och teknisk förvaltning av Riksbyggen eller HSB. Även annan entreprenör kan bli aktuell om prisbilden avviker påtagligt. Medlemmarna skall hållas informerade.
Tillkommande åtgärder skall redovisas i en genomarbetad åtgärdsplanplan som presenteras på årsstämman. Därefter värderas förslagen av årsstämman varefter avslag eller tillstyrkan sker Vid tillstyrkan påbörjas beredning med påföljande delredovisningar innan upphandling påbörjas. Medlemmarna skall fortlöpande hållas informerade om upphandlingsprocessen.

Medlemmarnas pengar skall hanteras med ansvar och gott omdöme. Vid upphandlingar skall alltid ABFF 15 och/eller AB 04 åberopas oavsett om upphandlingen sker i egen regi eller av konsult. Upphandling skall alltid kvalitetssäkras genom att bl.a. använda upprättade kontrakts-formulär. En väl genomförd upphandling kan förebygga tvister.

För att förbättra trivseln i föreningen bör medlemsmöten hållas mellan årsstämmorna. Kontakten mellan medlemmarna och styrelsen bör hållas levande för att klara ut löpande frågeställningar. I kvalitetssystemet ISO 9001 ingår bl.a. begreppet ”ständiga förbättringar” något som bör genomsyra det gemensamma arbetet.

Klas Viberg

ABFF 15:      Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning
AB 04:          Allmänna bestämmelser för byggnads, anläggnings och installationsarbeten.

Då det blir allt svårare för medlemmarna att engagera sig i styrelsearbetet finns det skäl att påminna om HSB:s och Riksbyggens erbjudande om totalförvaltning vilket skulle avlasta styrelsen påtagligt. Medlemsinflytandet skulle bibehållas fullt ut vid en sådan förändring.
Årsstämman skulle fortfarande vara föreningens högsta instans och styrelsen upprätthåller sin status med ansvar för drift och förvaltning. Genom återkommande styrelsemöten med förvaltaren närvarande avhandlas aktuella ärenden som vanligt. Styrelsen skulle få tid att ägna sig åt övergripande frågor och anslå mer av sin tid åt medlemsvård och miljöfrågor. Vid en sådan ändring kan styrelseledamöternas antal minskas.
För att upphandla en totalförvaltning i konkurrens måste vedertagna och kvalitetssäkrade upphandlingsregler tillämpas. Det är synnerligen angeläget att upphandlingen sker professionellt för att undvika tvister vid tillämpningen av avtalets innehåll. Som hjälp kan innehållet i LOU (lagen om offentlig upphandling) vara vägledande.
En övergång till totalförvaltning skulle innebära en kontinuitet som borde vara positivt för medlemmarna. Förvaltaren skulle fortlöpande utbilda sig i yrket vilket skulle förbättra den tjänst vi köper. (Anm. Ständiga förbättringar ingår i ISO 9001). Förändringen kan eventuellt öka förvaltningskostnaderna men den kan påverkas när det gäller totalen. Kan delvis kompenseras genom minskade kostnader för styrelsearvoden.

En ekonom från Swedbank har granskat ekonomin hos 1000 bostadsrättsföreningar och påträffat stora brister i den ekonomiska förvaltningen. Det övergripande problemet är att föreningarna avsätter för lite pengar till underhållet av föreningens egendom. Det finns inga långtidsplaner för underhållet som får genomslag i budgeten utan avsättningens storlek blir ofta en fråga om utrymmet i budgeten och då uppstår det faktum att de bostadsrättshavare som bor nu för tillfället har för låga avgifter medan de som kommer om 5 – 10 år får betala kalaset. I sin utredning påtalar han behovet av avgiftshöjningar i storleksordningen 500 kr/mån för många föreningar och ända upp till 1000 kr/månad för de sämst skötta föreningarna.
Detta faktum har påtalats tidigare så det är inte någon direkt nyhet, möjligen är avgifts-höjningarnas storlek ytterst besvärande. För att råda bot på denna avart bör föreningarna därför kräva kvalitetssäkrad ekonomisk förvaltning av de företag de köper den ekonomiska förvaltningen av. Ekonomen måste ha tillgång till nödvändiga handlingar för att kunna bedöma om föreningen har långsiktig balans i ekonomin med alla inlagda poster på kostnadssidan och med tillgängliga poster på intäktssidan i budgeten. Då blir det budgetens kostnadssida som avgör intäkternas storlek, inte tvärtom, som ofta har tillämpats. Långtidsplaner för budget och underhåll bör upprättas löpande för att långsiktigt ha kontroll på ekonomin. Måste normala underhållsåtgärder finansieras med lånade pengar har avsättningen till underhållsfonden varit för liten, det kan vara en bra måttstock.
Avsättningens storlek till underhållsfonden måste vara behovsstyrd inte som ofta har tillämpats, budgetstyrd. Målet måste vara en verklighetsbaserad ekonomi för att säkerställa att bostadsrättshavarna betalar rätt avgift för sitt boende vid varje tillfälle.